Минобороны задействует оптимизационный ресурс

Минобороны запускает реорганизацию административных и хозяйственных процессов, говорят источники РБК: от документооборота до строительства и закупок по гособоронзаказу. Оптимизация ведет к постепенному отказу от бумажных приказов Фото: Михаил Гребенщиков / РБК

Министерство обороны запускает систему оптимизации служебных процессов, рассказал источник РБК, знакомый с содержанием этой работы, и подтвердили три источника, близких к министерству. По их словам, речь сейчас идет об административной и хозяйственной деятельности, не затрагивая организацию боевой работы в зоне военных действий.

На коллегии министерства в декабре 2024 года глава ведомства Андрей Белоусов поручал «системно проводить оптимизацию процессов повседневной деятельности и создать соответствующую внутреннюю компетенцию».

«Главное — исключить несвойственные и дублирующие функции, чтобы военные могли сосредоточиться на выполнении наиболее значимых задач», — описывает источник РБК, близкий к Минобороны. По его словам, прорабатывается реорганизация документооборота, предоставления льгот, военного строительства, медицинского обслуживания, закупок по гособоронзаказу, ремонта техники и вооружений, выдачи вещевого имущества и т.д. РБК направил запрос в Минобороны.

По словам собеседников РБК, в министерстве внедрена адаптированная под военную специфику методология анализа и оптимизации процессов, проведено обучение руководящего состава, в том числе заместителей министра.

Вместе с РАНХиГС разработана программа, которую в мае прошли преподаватели четырех военных вузов: Военного университета им. князя Александра Невского, Военной академии материально-технического обеспечения им. А.В. Хрулева, Военно-медицинской академии им. С.М. Кирова, Краснодарского высшего военного училища им. С.М. Штеменко, говорит источник РБК.

По его словам, с сентября в этих вузах началось обучение по этой программе в рамках повышения квалификации. До конца года планируют обучить больше 300 человек.

Что изменилось в работе Минобороны

По решению Андрея Белоусова был создан департамент повышения эффективности деятельности с задачей обеспечить оптимизацию процессов: организовать обучение, создать систему контроля за выполнением планов и обеспечить гибкую коммуникацию между подразделениями.

«Речь идет о масштабировании оптимальных решений и совершенствовании процессов за счет получения обратной связи от граждан, военнослужащих, членов их семей, командиров подразделений и воинских частей, — говорит источник РБК, близкий к Минобороны. — Потенциал оптимизации — колоссальный, в основном за счет разнообразия как внутренних, так и внешних процессов».

5 принципов

Речь идет о внедрении инструментов «бережливого управления», адаптированных под вооруженные силы, говорит источник, близкий к Минобороны.

Он называет пять принципов.

• Сохранение кадров с концентрацией на основных задачах и снижение нагрузки на «заполнение избыточных отчетных документов и организацию многоэтапного итерационного согласования».
• Приоритет собственных сил — оптимизация опирается на ресурсы Минобороны, а не на внешних консультантов.
• Экономичность — улучшения не требуют дополнительных затрат финансовых, материально-технических или людских ресурсов либо в результате формируется реальная экономия (начиная от бумаги и картриджей и заканчивая экономией строительных материалов).
• Соревновательность — поощрение за улучшение процессов.
• Непрерывность — анализ процессов, в том числе тех, которые однажды уже были улучшены. Право на поэтапное достижение цели, которой не достигли с первого раза.

В случае с внутренними процессами, по словам источника РБК, речь идет о сокращении числа отчетных документов, исключении избыточных согласований, стандартизации и т.п. Работа с внешними процессами нацелена на упрощение и ускорение медицинского обслуживания, получения мер поддержки военных и членов их семей.

«Задача — найти оптимальное решение, которое не ухудшит положение ни одного из участников процесса при улучшении положения другого», — заключил источник РБК, по словам которого процессы описываются с точки зрения «бережливого управления», выявляются проблемы, создаются целевые карты процессов и оценивается эффект оптимизации. Сейчас описаны около 50 рабочих процессов, часть из которых носит закрытый характер, уточнил источник РБК.

Справки и льготы

Один из источников РБК приводит в пример господдержку семей военных. С начала военного конфликта на Украине справки, подтверждающие участие в СВО, выдавались военнослужащим и членам их семей в войсковых частях и военкоматах очно по заявлению и с предъявлением документов, подтверждающих родство. Чтобы ее получить, нужно было потратить иногда четыре-пять месяцев, признает источник РБК в Минобороны, называя процесс «неудобным и долгим».

Военные, как правило, находятся далеко от штабов, очно подать заявление, а потом получить справку трудно. Документ нужно было оформить, подписать у уполномоченного в воинской части и заверить гербовой печатью. Даже когда участник боевых действий сам получал в части справку, у него редко была возможность быстро передать ее семье, особенно если он продолжал выполнять боевые задачи, перечисляет источник РБК.

Члены семьи подавали заявления через военкоматы, говорит он, добавляя, что они были дополнительным звеном, что также затягивало ответ. Связь между военкоматом и воинской частью могла быть временно недоступна, что приводило к простоям и дополнительному ожиданию для передачи запроса и получения ответа от части.

«Большое количество обращений и низкая информированность о комплекте документов приводили к очередям у военкоматов, многие были вынуждены приходить многократно», — перечисляет один из источников РБК.

Для описания процесса сотрудники Минобороны, по его словам, сами дозванивались до военкоматов, пытались записаться и получить справку. «Анализ показал, что военкоматы не должны выполнять сервисные функции, у них другие задачи, — говорит он. — В целевой карте процесса выдачи справок участие военкоматов и воинских частей минимизировано — в итоге процесс радикально упрощен».

Источник РБК рассказал, что по итогам консультаций с Минцифры справки стали формировать автоматически без привлечения войсковых частей и военкоматов. С ноября 2024 года время подтверждения сократили до пяти дней. С мая 2025 года после запуска электронного сервиса «Витрина данных Минобороны» подтверждение выдают мгновенно.

Чтобы сохранять актуальность данных, при поддержке ФНС за счет Единого реестра налогоплательщиков ускорили верификацию и подтверждение родства, говорят собеседники РБК: на начало сентября подтверждены данные более чем по 85% военнослужащих.

Анализ показал недостаточный уровень информирования людей о положенных льготах — при поддержке Минцифры в мае на «Госуслугах» запустили сервис персональных рекомендаций о мерах поддержки для участников СВО и членов их семей, вспоминает источник РБК, близкий к Минобороны, по словам которого сейчас рекомендации получили свыше 45 тыс. пользователей «Госуслуг».

Следующим шагом он назвал проактивную господдержку — автоматически, без заявлений. Минобороны и Минцифры разработали карту приоритетных мер для перевода в проактивный режим, говорит источник РБК. С лета этого года несколько федеральных и региональных мер поддержки перевели на беззаявительный порядок, в частности освобождение от выплаты нескольких налогов; до конца года проактивное информирование о компенсациях за ЖКХ будет в 41 регионе, а о горячих обедах для детей в школах — в 27 регионах, рассказывает источник РБК. С 2026 года, по его словам, в проактивном режиме во всех регионах будет действовать приоритетное зачисление детей в школы и детсады.

В 29 регионах ввели комплексную услугу в МФЦ, когда подается одно заявление на несколько льгот. Количество предоставляемых документов снижено с десяти до двух, а время получения поддержки сократилось в среднем с 30 до десяти дней, перечисляет источник РБК, близкий к Минобороны.

Медицина и журналы

Работа системы военно-врачебных комиссий, которые выдают заключения о годности или негодности к военной службе, была также оптимизирована, рассказал один из источников РБК, близких к Минобороны. «Мы прошли путь от линии боевого соприкосновения до военного госпиталя», — говорит он.

По словам источника РБК, изучение процесса в войсках и госпиталях показало, что военнослужащие часто направлялись на обследования без достаточных оснований, создавались очереди и затягивалось прохождение комиссии для тех, кому действительно она требовалась.

Срок ожидания заключения медкомиссии не позволял своевременно уволиться, уехать домой и получить положенные выплаты и льготы, перечисляет он. Лечащие врачи готовили документы без шаблонов и если допускали технические ошибки при наборе текста руками, то вышестоящая комиссия часто возвращала их на доработку.

В качестве решения создали мобильные врачебные комиссии с правом проводить осмотр и принимать решения о направлении на ВВК, после этого число необоснованно направленных на обследование военнослужащих снизилось в 18 раз, говорит источник РБК. Также, по его словам, был введен стандарт медицинских документов, доля их возвратов на доработку снизилась в десятки раз.

Одна из задач была связана с сокращением сроков ожидания денежного аттестата, который нужен для получения выплат и льгот при переводе военного из одной части в другую, его увольнении или выходе на пенсию: аттестат должен быть направлен вслед за ним. «В исключительных случаях процесс занимал до полугода», — говорит источник РБК, замечая, что в это время военный не мог получать выплаты. «Ситуации с задержкой выплат в воинских частях чаще всего были связаны именно с этой бюрократией», — объясняет он, добавляя, что с августа срок направления аттестата составлял четыре-пять дней, а с октября документ формируется онлайн.

Для командиров воинских частей исключили требования по изданию и согласованию дублирующих приказов для установления уже законодательно утвержденных надбавок и выплат. До этого командир был обязан издавать бумажный приказ об установлении оклада по воинской должности, воинскому званию и ежемесячной надбавки за выслугу лет, для этого ежегодно издавалось 2,5 млн бумажных документов, заключил близкий к Минобороны источник РБК.

Ряд журналов, которые обязаны вести в воинских частях, или отменили, или перевели в электронный формат. «Речь не идет об отказе от информации. Упор делается на однократный ввод и автоматизацию. Незачем тратить время военнослужащих и командиров подразделений на регулярное заполнение журналов, переписывание из одного в другой, когда можно один раз зафиксировать данные в электронном виде и пользоваться ими многократно. И это мы не говорим про расходы средств на закупку и хранение журналов, времени на их проверку», — поясняет источник РБК, отметив, что оптимизация внутриведомственных процессов ведет «к постепенному отказу от бумаги и к полноценной цифровизации».

В сфере военного строительства анализ показал наличие устаревших нормативов и требований, в том числе к стройматериалам и ограничениям на их использование, заметил он. «Ведется работа по анализу регламентов на их актуальность и адекватность требованиям современного мира. Технологии идут вперед, теперь многое можно делать проще, быстрее и дешевле», — заявил источник РБК, отказавшись от детализации из-за того, что информация носит закрытый характер.